Mieux gérer ma to-do list

Mieux gérer ma to-do list

Bonjour à tous !

Aujourd’hui je vais vous parler d’un sujet qui m’intéresse beaucoup depuis que je suis devenue une serial entrepreneure : la gestion des to-do lists.

En effet nombre de personnes autour de moi, et en particulier les femmes me partagent souvent leur exaspération à devoir gérer une liste à rallonge de tâches à accomplir.
Et bien souvent ces listes les accablent plus qu’elles ne les aident.

Pour moi, ces outils doivent être vos alliés, pas vos ennemis.
Et comme la technologie peut parfois faire peur, les To-Do peuvent générer des angoisses si elles sont mal exploitées.

Je vais donc vous partager les astuces tirées de mon expérience et de mes nombreuses lectures.

  • Ne pas mélanger pro et perso

C’est pour moi la première erreur à ne pas commettre.
Comme pour les mails ne pas mélanger ses tâches personnelles et professionnelles.

Lorsque vous être au travail, votre esprit doit rester focus sur les choses à faire pour le travail.
Donc si vous voyez dans votre liste que vous n’avez toujours pas payer vos impôts ou refait le passeport du petit dernier, votre esprit va vagabonder sur des sujets qui n’ont rien à faire sur votre temps de travail.

Il faut donc avoir au moins 2 listes séparées. Et je serai même plus radicale en vous disant que personnellement j’ai même 2 applications différentes pour gérer le pro et le perso dans deux espaces séparés.

Nous ne sommes ainsi pas tentés dans l’autre sens à regarder et à penser boulot lorsque nous ouvrons la to do le weekend…

De mon coté j’utilise l’application Rappels, inhérente à iOS pour le perso et Wunderlist pour le travail.

  • Eliminer les tâches de moins de 2 minutes

Sur cette longue liste de 50 choses à faire pour hier, il y a forcément des actions rapides qui ne vous demandent pas beaucoup de réflexion : un mail à Michel pour lui rappeler votre meeting, la réservation du resto pour le déjeuner de ce midi, la relecture d’un brief avant une réunion.

Débarrassez-vous en !

Ce qui est fait n’est plus à faire et cela ne vous aura pris que 20 minutes pour éliminer une petite dizaine de taches sur votre liste, ouf !

  • Organiser ses actions par priorité

Vous allez surement penser en lisant ce paragraphe que ça parait facile à écrire mais pas si facile à faire !

Comment savoir ce qui est prioritaire dans le travail ou dans la vie.
Pour tous ceux qui se creusent les méninges tous les jours pour le savoir je vais vous partager un outil formidable : la Matrice d’Eisenhower.

Elle divise en 4 catégories vos actions :

  1. Importantes et urgentes

  2. Importantes et peu urgentes

  3. Urgentes et peu importantes

  4. Peu urgentes et peu importantes

Malheureusement la plupart d’entre nous gèrent beaucoup de 1 et de 3.
On éteint les feux ou on répond à un ordre donné à la dernière minute.

Mais pour les entrepreneurs comme moi ou les salariés ayant des responsabilités, il est aussi important de se concentrer sur la stratégie, les actions à mettre en place sur le moyen ou long terme. Et cela demande un peu de vision et de réflexion au delà des actions qui attendent de nous une décision aujourd'hui et maintenant.

Je considère que dans l’idéal au moins une de mes taches quotidiennes doit donc être consacrée à du 2 : Important mais pas urgent.
Ce sont aussi les taches sur lesquelles on procrastine le plus car la deadline nous parait éloignée. Mais ne vous y trompez pas : si elles sont importantes c’est qu’elles réclament le temps de la réflexion.

  • 3 tâches par jour

Soyons réalistes : pour moi les personnes qui se fixent plus de 3 objectifs ou tâches par jour ne le sont pas.

Ce seront souvent ces personnes que vous entendrez dire qu’elles ne sont pas satisfaites de leur journée et du travail qu’elles sont accomplies.
Ne soyons pas trop exigeants avec nous-mêmes, nous sommes des êtres humains et non des robots !

Donc voyez assez grand mais pas trop pour que vos heures de travail soient bien occupées et non une source de frustration !

Certains objectifs ou tâches auront ainsi besoin d’être scindés en plusieurs actions.
Et ce que vous devez noter dans votre To-Do doit bien être une action :

  • avancer le site web deviendra définir la structure de la landing page + ajouter une page contact

  • appeler la comptable sera écrit appeler Sophie au 0345432357 pour paiement de la TVA

Toujours définir au maximum l’action avec les infos nécessaires pour qu’elle soit le plus compréhensible possible.

  • Noter dès que l’on pense à quelque chose

Un autre sujet sur lequel j’ai beaucoup travaillé en 2018 est celui de la charge mental.

C’est un concept très à la mode depuis quelques temps qui remplit les librairies de livres sur ce thème.
Mais je trouve qu’il illustre assez bien ce qui a fait souffrir des millions de personnes sur cette planète et peut conduire au Burn Out.

Les femmes notamment sont les principales victimes de ce phénomènes mais pas seulement.
Nous devons penser à tout et tout le temps. Et c’est pour cela que certains se vantent de pouvoir faire plusieurs choses à la fois.
Mais notre cerveau n’est pas câblé pour cela.
Et cela peut conduire à une surchauffe.

C’est pour cela que j’ai décidé de libérer mon cerveau de toutes ces choses auxquelles je dois penser et sur tous les sujets possibles et imaginables.
J’ai donc au moins une liste pour chacune de mes entreprises, pour les courses, pour les taches administratives, les livres à lire, les activités de mes filles, les tâches ménagères….

Afin de libérer de l’espace cérébral pour des choses plus créatives, je l’allège sur les questions du quotidien.

  • Conserver les tâches accomplies

Tous les livres de psychologie positive vous le diront : il est important de garder une trace du travail accompli.

Les post-it sur lesquels vous barrez et mettez à la poubelle ne seront pas vos meilleurs alliés.
Mieux vaut noter dans un carnet ou agenda que l’on conservera ou sur une application qui vous établira une liste des choses terminées.

Y jeter un coup d’oeil de temps en temps met du baume au coeur et vous fait réaliser que non vous ne faites pas rien de vos journées !

Voila pour mes astuces de gestion de liste de tâches.

J’espère que cela vous sera utile.


Si vous avez besoin d’aide pour mettre en place cette organisation et une méthodologie du quotidien, je vous accompagne dans un programme individuel de 6H durant lequel nous allons faire le diagnostic de vos habitudes et outils pour ensuite créer ensemble une méthode qui pourra s’appliquer sur vos archives, mails et to-do lists.
Envoyez moi vos demandes d’accompagnement par mail et nous fixeront le premier rdv de diagnostic.

A bientôt

Claire

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