Trier et classer ses mails #Les bonnes résolutions de Janvier
Bonjour à tous !
Vous êtes nombreux à me demander lors de nos formations, comment s’en sortir avec les mails.
Ils encombrent en effet assez rapidement nos boites de mail et la manière de les classer ne vous vient pas toujours comme une évidence.
Alors on les laisse traîner dans sa boite de réception sans trop savoir quoi en faire.
En dehors de l’impact écologique que cela peut avoir de garder des mails, ils prennent de la place dans votre esprit, vous rappelant inlassablement qu’il faudra un jour faire du tri !
J’ai pour vous quelques astuces pour vous en défaire et les organiser de manière rationnelle et universelle.
Comment ranger ses mails ?
Supprimer les mails inutiles
Ça parait bête dit comme cela, mais vous n’imaginez pas le nombre d’utilisateurs qui gardent les mails qu’ils pensent jeter un jour… J’ai pour habitude de faire l’analogie avec la boite aux lettres : on ne laisse pas les publicités qui ne nous intéressent pas à l’intérieur, on les jette.
N’attendez donc pas, supprimez les !
Et encore mieux désabonnez vous de ces newsletters auxquelles vous vous étiez abonnés il y a 5 ans et qui ne vous servent plus à rien. Vous avez maintenant sur tous vos appareils Apple un bandeau dans l’en-tête du mail qui vous propose de le faire. Ou tout simplement en allant en bas de la newsletter qui a l’obligation depuis la RGPD, de vous proposer de vous désabonner.
2. Classer les mails
La plupart du temps, je vois des boites de réception pleine à craquer, qui conservent les dernières années de mails. Faute de savoir comment les organiser, la plupart des utilisateurs laissent tout dans la boite de réception, atteignant les milliers de mails impossible à retrouver rapidement.
Je me suis donc inspirée de la méthode GTD de David Allen pour vous proposer une solution simple et qui est exploitable par tout le monde :
La boite de réception est le réceptacle de vos mails : elle doit donc être le lieu du choix entre Corbeille ou classement. Je décide donc ici rapidement si je garde ou si je jette un mail.
Si je le garde je vais le ranger dans un dossier de collecte : le dossier des ENTRANTS. C’est depuis ce dossier que je vais ensuite décider dans quel dossier ranger mes mails.
Quand vient la phase du classement je vais traiter par urgence ou thématique : les mails à traiter dans la journée, semaine ou mois et ceux à classer dans les lectures, archives ou références.
Voici donc à quoi devrait ressembler votre structure de base de dossiers de mails :
ENTRANTS
AUJOURD’HUI
SEMAINE
MOIS
A LIRE
ARCHIVES
RÉFÉRENCE
Avec ces 7 dossiers vous vous assurez un rangement rationnel qui vous aidera à vider la boite de réception et à prioriser votre traitement des mails.
Bien sur cette arborescence doit être personnalisée et compléter avec vos sous-dossiers.
Par exemple, le dossier Archives contiendra un sous-dossier Factures, Vacances, Enfants…
Si vous avez peur d’oublier les mails non lus déplacés de la boite de réception, une option ne manquera pas de vous le rappeler : dans les Préférences de Mail, vous pouvez demander à indiquer le nombre de mails non lus (avec la pastille rouge sur votre icône de Mail dans le Dock ) des mails de toutes vos boites aux lettres. Donc pas d’oubli possible !
3. Objectif zéro inbox
Comme je vous l’évoquais dans un précédent article, votre but ultime peut être de ne plus avoir de mails dans la boite de réception à la fin de la journée, de la semaine ou du mois si c’est vraiment trop dur ;)
La planète vous en remerciera mais aussi la mémoire de votre ordinateur.
Il suffit de consacrer 10 minutes chaque jour à vos mails, le matin ou le soir à votre convenance, pour ne pas finir enseveli sous des centaines de messages à traiter, que vous soyez en activité ou pas.
Voilà j’espère que ces conseils vous aideront à mieux gérer vos mails dorénavant.
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En attendant d’échanger avec vous, je vous souhaite une excellente fin de semaine à tous !
Claire
